Как выбрать площадку для бизнес-мероприятия

Как бы тщательно вы не готовились к конференции, мастер-классу или презентации, неудачный выбор места проведения может перечеркнуть все труды. Чтобы вы могли произвести хорошее впечатление на гостей, участников и партнеров, мы расскажем о том, как правильно выбрать площадку для бизнес-мероприятия.

Как найти хорошую локацию

Итак, вы запланировали мероприятие, определились с конкретной датой и форматом проведения. Теперь дело за главным — найти площадку. Есть несколько способов.

1. Рекомендации знакомых. Если у ваших коллег уже есть опыт проведения бизнес-мероприятий, можно воспользоваться их подсказками.
2. Личный опыт. Наверняка, вы раньше бывали на различных встречах, конференциях и мастер-классах. Вспомните, где именно они проходили и было ли удобно гостям. Возможно, та же самая площадка подойдет и для вашего мероприятия.
3. Онлайн-агрегатор площадок. На Bash Today с помощью удобных фильтров можно найти локацию, которая подойдет под все ваши запросы.

8 основных критериев выбора

Часто организаторы бизнес-мероприятий выбирают площадку по отдельным критериям. Например, доступный бюджет или общая вместимость. Но проблемы могут появиться в тот момент, когда зал уже нужно готовить к встрече гостей. Например, не получится выделить отдельную зону для регистрации, негде будет установить пресс-вол, а оборудование для показа презентации просто откажется работать. Чтобы такого не случилось, обязательно учитывайте все основные критерии при выборе площадки.

1. Размер помещения. Перед началом поиска определите, сколько человек будет присутствовать на вашем мероприятии. Если гостей планируется немного, не арендуйте большие пространства — это не произведет впечатления на участников. Когда площадка рассчитана на 500 человек, а присутствовать будет не больше сотни гостей, им будет неуютно сидеть в центре огромного зала на пяти рядах стульев. Со стороны это будет выглядеть так, как будто к вам пришло меньше людей, чем вы планировали.

Подсказка. Площадь помещения должна быть примерно в два раза больше, чем планируемое количество гостей. Например, для 20 гостей подойдет зал до 50 кв.метров. Если вы ждете 50 человек, можно выбирать помещение до 100 кв.метров.

2. Расположение. Участники мероприятия не должны заблудиться по дороге к месту встречи, поэтому хорошая транспортная доступность очень важна. Подумайте и о том, как гости будут приезжать к вам:

• если на личном автомобиле, выбирайте площадку в центре, недалеко от дороги;
• если на метро, то поблизости от одной из станций.

3. Парковка. Если человек долго будет искать место для парковки, есть вероятность, что ему просто не хватит терпения. Так можно легко потерять своих участников. Чтобы этого не произошло, выбирайте площадки с удобным городским или частным паркингом. Дополнительным приятным бонусом для участников станет парковка за счет организаторов.

4. Welcome-зона и зона регистрации. Стол с регистрацией участников не должен встречать их у самого входа. В идеале сначала гости попадают в welcome-зону, где их приветливо встречают, забирают верхнюю одежду и приглашают пройти дальше. Следом — просторная зона регистрации и лишь после этого — основной зал.

5. Место для кофе-брейка. Для этой зоны также лучше предусмотреть отдельное помещение. Иначе, готовясь к перерыву на кофе и выставляя закуски, вы рискуете отвлечь внимание участников от самой конференции. Вкусные запахи свежих булочек, кофе и закусок не дадут сосредоточиться на работе. В зоне для кофе-брейка расставьте столы так, чтобы гостям не было тесно. Если вы используете одноразовую посуду, не забудьте о мусорных контейнерах, чтобы пластиковые стаканчики и тарелки не стояли горами на столах.

Кстати. Чтобы не ломать голову, чем накормить гостей в перерыве, пригласите службу кейтеринга. Заранее уточните у менеджера площадки наличие такой возможности.

6. Техническая оснащенность. Наличие колонок, микрофона, большого экрана и проектора — необходимый минимум оборудования для любого бизнес-мероприятия. Оптимально, если его аренда уже входит в стоимость площадки.

7. Место для фотозоны. Обратите внимание, можно ли выделить место для бренд-волла или организации тематической фотозоны. Нельзя устанавливать пресс-вол в узком проходе или рядом со входом. Для этого необходимо удобное пространство, чтобы вся зона попадала в объектив фотографа.

8. Мебель. Вам понадобятся стулья для размещения участников, столы для кофе-брейка и зоны регистрации, а также удобные диваны для отдыха и приятного общения в lounge-зоне. Даже самый лучший докладчик не сможет захватить внимание гостей, если не будет организовано комфортное размещение.

10 пунктов, которые нужно обсудить с менеджером

Бронирование площадки только по фотографиям — грубая ошибка. Чтобы убедиться, что локация подходит для вашего мероприятия, обязательно нужно увидеть ее в реальности. И не только посмотреть, но и пообщаться с менеджером. Вот несколько важных пунктов, которые нужно обсудить с ним заранее.

1. Попросите поэтажный план с подробной схемой всех залов и других помещений. На документе должны быть обозначены все окна, двери, колонны, выемки и перегородки. Все это потребуется, чтобы каждый метр пространства использовать с умом. Лучше, если копию плана вы сможете забрать с собой — это поможет эффективнее продумать зонирование.

2. Проверьте в действии звуковое и световое оборудование, проектор. Никому не хочется, чтобы во время бизнес-мероприятия вдруг возникли технические неполадки. При проверке работы микрофона и колонок вы также сможете оценить акустику помещения и подобрать оптимальное расположение докладчика и слушателей.

3. Посмотрите мебель, которую вам предоставят. Старые диваны или грязные сиденья стульев не прибавят статусности вашему мероприятию. Также рекомендуем уточнить точное количество посадочных мест, чтобы вы смогли с удобством разместить абсолютно всех участников.

4. Узнайте про особенности электрического оснащения. Сколько кВт электричества есть на площадке и как оно разведено, достаточно ли в зале розеток, какой они мощности. В идеале информация об этом должна содержаться в плане помещения.

5. Уточните, как можно завезти ваше оборудование на площадку, есть ли грузовой лифт или отдельный подъезд для грузового транспорта.

6. Если вам потребуется wi-fi, этот пункт также сразу нужно обговорить с менеджером. Заранее получите логин и пароль и оформите эти данные в виде красивой таблички на случай, если гости также захотят подключиться к сети.

7. Узнайте правила прохода на площадку. Если гости будут попадать в зал через общий вход, иногда от них могут потребовать паспорт для оформления пропуска. В некоторых случаях придется заранее составлять пофамильные списки участников.

8. Если площадка подходит под все ваши требования, узнайте, на каких условиях можно забронировать ее на нужную вам дату. Не откладывайте бронирование на потом, иначе другие могут успеть занять это место раньше вас.

9. Спросите, будет ли заключен договор аренды. Это обезопасит вас от непредвиденных сюрпризов со стороны организаторов. В договоре должны быть указаны:

• полные реквизиты каждой из сторон;
• точная дата и часы аренды площадки;
• стоимость аренды и дополнительных услуг (если они есть);
• порядок внесения оплаты;
• список оборудования и мебели, которые будут предоставлены арендатору;
• права и обязанности заказчика и арендодателя;
• штрафы в случае неисполнения условий договора.

Внимательно перечитайте документ. Если какие-то пункты вас не устраивают, ищите компромисс до подписания договора.

10. Попросите контактный телефон администратора, чтобы оперативно решать вопросы, возникающие в ходе подготовки. Также менеджер должен быть всегда на связи и во время проведения мероприятия, чтобы устранять все внезапно возникающие форс-мажоры.

Не стоит стесняться занять время администратора площадки и бояться задавать вопросы, ведь от этого зависит успех вашего мероприятия и имидж компании.

Варианты локаций для бизнес-мероприятий в Москве

Чтобы вам проще было выбирать, мы собрали несколько площадок, которые полностью подходят по всем требованиям для успешной организации бизнес-мероприятия.

Зал на Патриарших

Локация в пешей доступности от Патриарших прудов — одного из самых атмосферных мест центра Москвы. Ресторан расположен в отеле, где администратор работает 24 часа в сутки и поможет решить любые ваши вопросы. Вместимость зала — 40 человек.

Зоны ожидания с диванами, сам зал в цветовых решениях: красный, серый, чёрный, белый, декор с картинами и арт-объектами.

Здание расположено в районе с богатой архитектурной палитрой — от итальянского ренессанса особняка Тарасова до сталинского ампира. Хотя сам павильон — не памятник, он вписан в ансамбль Патриарших прудов, где с 1930-х годов сохраняется традиция беречь и украшать здания прошлого.

Пространство может быть адаптировано под различные форматы мероприятий — столов 20 штук, персонал расставит их в удобном для гостей порядке или уберет, чтобы было просторнее. Все, как удобно арендаторам. И что ещё приятно: можно бесплатно приносить свой алкоголь (без пробкового сбора и доплат) и шуметь после 23:00.

Услуги и оснащение

• Техническая база: экран, Wi-Fi, канцелярия.
• Кофейная зона, парковка, отдельный вход.
• За дополнительную плату: диджей, фотограф, видеограф, ведущий, фуршет.
• При бронировании от 3-х часов — скидка 15%.

Адрес: Москва, Сытинский переулок, 3, строение 5. Добраться от ближайшей станции метро Тверская можно за 4 минуты пешком, идти всего 200 метров.

Зал на Арбате

Расположенный в сердце Москвы, в Романовом переулке, в 5 минутах ходьбы от метро «Арбатская». Яркий интерьер зала с оттенками языков пламени и фактурой обожженного дерева. Здесь создана атмосфера энергии и креатива.

Ключевые особенности:

• Вместимость до 80 гостей.
• Гибкое пространство — акустическая штора позволяет разделить зал и лаундж-зону или объединить их в единую площадку.
• Технологии: широкоформатный экран, профессиональная аудиосистема, проектор, светомузыка и возможность гибридных трансляций.
• Организация под ключ: стратегические сессии с топовыми коучами, модерация мероприятий, кейтеринг.

Оснащение:

• Оборудование включено: проектор, ТВ-панель, флипчарт, маркерная доска, подвесная система для света.
• Мебель: 50 кресел, 50 стульев, 10 столов, 8 барных стоек, 12 барных стульев.

Также для комфорта есть кондиционер, Wi-Fi, гардероб, зеркала в пол, зона lounge с диванами и коктейльными столиками.

Площадка на Садовом кольце

Это пространство, где деловые встречи легко переходят в творческие вечера, а корпоративные тренинги — в праздники с караоке. Близость к центру, исторический контекст и полная техническая готовность.

Ключевые особенности:

• Вместимость до 50 гостей.
• Авторский современный интерьер с элементами классики, высокие потолки 4 метра, естественное и искусственное освещение.

Оснащение и технологии:

• Профессиональная звуковая система, проектор, большой экран, флипчарт, маркерная доска, сцена с подиумом.
• Гримерка с рабочим гримерным столом, 2 санузла, гардероб, холодильник, микроволновка, чайник.
• Пианино, зона танцпола, караоке-оборудование.

Услуги «под ключ»:

• Техническая и административная поддержка, фото- и видеосъемка, помощь в проведении гибридных трансляций.
• Кейтеринг: кофе-брейки, фуршеты.
• Дополнительно: аренда диджея, оформление пространства.

Всего в 5 минутах ходьбы от пяти станций метро — Добрынинская, Серпуховская, Павелецкая, Новокузнецкая и Октябрьская.

Зал в классическом стиле у метро Трубная

Камерный конференц-зал в 4 минутах пешком от метро — локация для мероприятий в пределах ТТК.

Ключевые особенности:

• Вместимость до 60 посадочных мест или 80 человек в свободном формате.
• Интерьер: светлое помещение с паркетным полом, высокими потолками и возможностью адаптации под задачи заказчика (расстановка мебели, зонирование).
• Инфраструктура: профессиональное оборудование (проектор, флипчарт), Wi-Fi, кондиционер, отдельная зона для курения.

Оснащение и услуги:

• Настольные игры для неформальной части, услуги кейтеринга.
• Помощь в организации от профессиональной команды — от планирования до реализации.

Зал площадью 84 м² легко трансформируется под семинары, мастер-классы или коктейльные приемы. Здесь даже строгий рабочий формат можно разбавить неформальным общением за настольными играми или кофе-брейком с видом на оживленный центр столицы.

Лофт с верандой

Просторный лофт с уютной верандой в 7 минутах ходьбы от метро Нагатинская и станции МЦК Верхние Котлы. Оформлен кирпичными стенами, кожаными диванами и яркими картинами.

Ключевые особенности:

• Вместимость до 50 гостей в посадочном формате или 79 человек в свободном.
• Уникальные зоны: веранда с мебелью для отдыха, DJ-зона с профессиональным оборудованием, гриль-площадка.
• Технологии: проектор с экраном, Wi-Fi, звуковая система с микшерным пультом.
• Круглосуточная работа и разрешение шуметь после 23:00.

Оснащение и инфраструктура:

• Мебель: 25 стульев, 7 барных стульев, 4 фуршетных стола, 3 дивана, кресла, журнальные столики.
• Барная зона: 4-метровая стойка с раковиной, барным стеклом и возможностью организации Host-Bar.
• Для мероприятий: дым-машина, тепловая пушка, настольные игры, приставка, мангал.
• Удобства: 2 санузла, гримерка, гардероб, микроволновка, холодильник, кондиционер, зона для курения.

Локация находится близко к транспортным узлам и есть бесплатная парковка.

Лекторий в центре Москвы

Помещение в 2 минутах ходьбы от метро. Белые стены, потолок и пол в сочетании с яркими картинами современных художников. Атмосфера современной галереи, арт-пространства, что подходит для камерных бизнес-ивентов, мастер-классов, презентаций и кинопоказов.

Вместимость до 45 гостей.

Оснащение:

• Базовое оборудование: проектор, экран, микрофон, колонка, 45 стульев.
• Инфраструктура: кухня с барной стойкой, 5 санузлов, гардероб, холодильник, Wi-Fi, посуда.
• Для комфорта: кондиционирование, искусственное освещение, уборка до и после мероприятия.

Услуги:

• Кейтеринг.
• Администратор на площадке, помощь в организации.
• Аренда профессионального фото/видеооборудования, оформление зоны под пресс-волл.

Выбор для тех, кто ценит лаконичность, креативную атмосферу и локации в центре.

Просторный лофт с панорамными окнами

Лофт площадью 125 м² с 4-метровыми потолками и панорамными окнами. 5 минут идти от метро, внутри МКАДа, подходит как для деловых сессий, так и для вечеринок — можно шуметь 24/7 благодаря отсутствию жилых домов по соседству.

Ключевые особенности:

• Вместимость до 60 гостей в лекционном формате, 40 — в фуршетном, 35 — в банкетном.
• Трансформируемое пространство с зонами для работы и отдыха (диваны Chester, пуфы, кресла).
• Техника: проектор, экран, флипчарт, профессиональная аудиосистема (колонки, сабвуфер, микрофон), световое оборудование (дискошар, лазеры, дым-машина).
• Бесплатный час на подготовку, круглосуточный шум, гриль.

Включено в аренду:

• 45 стульев, 6 столов, 3 дивана, 4 пуфика, барные стулья.
• Кулер, холодильник, микроволновка, льдогенератор, посуда.
• Wi-Fi, кондиционер, гардероб, гримерка с зеркалами в пол.

Дополнительно:

• Кейтеринг, бармены, DJ, ведущие, фотографы, аниматоры.
• Украшение зала, пресс-воллы, охрана.

Сочетание деревянных элементов, кирпичных стен и современного света создает атмосферу творческого хаба.

Футуристичный лофт на Варшавском шоссе

В лофте для конференций рядом с метро Тульская есть все, что нужно для качественной организации бизнес-мероприятия:

• светлый зал на 200 посадочных мест;
• продуманное зонирование площадки: welcome-зона, гардероб, барная стойка, lounge-зоны;
• вся необходимая мебель: стулья, столы, диваны;
• свет, звук и презентационное оборудование;
• бесплатная парковка рядом с лофтом.

Площадка находится в отдельно стоящем здании с удобным входом.

Арт-особняк

Лофт-особняк площадью 450 м² с террасой 80 м² и прилегающей территорией 400 м² — пространство для грандиозных бизнес-ивентов, презентаций и креативных вечеринок. Находится в 15 минутах от метро, внутри МКАД.

Ключевые особенности:

• Вместимость до 400 гостей (вечеринка), 300 (фуршет), 200 (конференция), 110 (банкет).
• 11-метровые потолки, панорамные окна со шторами Blackout, полигональная стена для 3D-мэппинга и брендинга.
• Оборудование для лазерных шоу, скоростной Wi-Fi, крепления для воздушных гимнастов.
• Отдельно стоящее здание без соседей — можно шуметь 24/7, включая террасу и зону BBQ.
• Включено в аренду:

• Кондиционеры, паркинг, технический и административный менеджер.
• Профессиональная звуковая система, светомузыка, Apple TV.

Дополнительно:

• Лазерное шоу, 3D-мэппинг, сцена, охрана, кейтеринг, декор.
• Аренда мангала, ведущие, фото- и видеосъемка.

Фишки пространства:

• 3D-проекции на полигональную стену превратят презентацию в цифровой спектакль.
• Гибкость форматов: проведите днем конференцию с трансляциями, вечером — лазерное шоу с фуршетом на террасе.
• Потолки 11 м и открытые площади позволяют запускать дроны или размещать арт-инсталляции.

Особняк можно арендовать минимум на 1 день.

Хотите больше вариантов? Смотрите удобные локации для бизнес-мероприятий в Москве на Bash Today.

И еще один важный совет напоследок: всегда выбирайте площадку под формат вашего мероприятия, а не подстраивайте его под заранее определенную локацию. Только так вы сможете организовать по-настоящему полезную встречу и воплотить все свои идеи.