Как выбрать площадку для бизнес-мероприятия

Как бы тщательно вы не готовились к конференции, мастер-классу или презентации, неудачный выбор места проведения может перечеркнуть все труды. Чтобы вы могли произвести хорошее впечатление на гостей, участников и партнеров, мы расскажем о том, как правильно выбрать площадку для бизнес-мероприятия.

Как найти хорошую локацию

Итак, вы запланировали мероприятие, определились с конкретной датой и форматом проведения. Теперь дело за главным — найти площадку. Есть несколько способов.

1. Рекомендации знакомых. Если у ваших коллег уже есть опыт проведения бизнес-мероприятий, можно воспользоваться их подсказками.
2. Личный опыт. Наверняка, вы раньше бывали на различных встречах, конференциях и мастер-классах. Вспомните, где именно они проходили и было ли удобно гостям. Возможно, та же самая площадка подойдет и для вашего мероприятия.
3. Онлайн-агрегатор площадок. На Bash Today с помощью удобных фильтров можно найти локацию, которая подойдет под все ваши запросы.

8 основных критериев выбора

Часто организаторы бизнес-мероприятий выбирают площадку по отдельным критериям. Например, доступный бюджет или общая вместимость. Но проблемы могут появиться в тот момент, когда зал уже нужно готовить к встрече гостей. Например, не получится выделить отдельную зону для регистрации, негде будет установить пресс-вол, а оборудование для показа презентации просто откажется работать. Чтобы такого не случилось, обязательно учитывайте все основные критерии при выборе площадки.

1. Размер помещения. Перед началом поиска определите, сколько человек будет присутствовать на вашем мероприятии. Если гостей планируется немного, не арендуйте большие пространства — это не произведет впечатления на участников. Когда площадка рассчитана на 500 человек, а присутствовать будет не больше сотни гостей, им будет неуютно сидеть в центре огромного зала на пяти рядах стульев. Со стороны это будет выглядеть так, как будто к вам пришло меньше людей, чем вы планировали.

Подсказка. Площадь помещения должна быть примерно в два раза больше, чем планируемое количество гостей. Например, для 20 гостей подойдет зал до 50 кв.метров. Если вы ждете 50 человек, можно выбирать помещение до 100 кв.метров.

2. Расположение. Участники мероприятия не должны заблудиться по дороге к месту встречи, поэтому хорошая транспортная доступность очень важна. Подумайте и о том, как гости будут приезжать к вам:

• если на личном автомобиле, выбирайте площадку в центре, недалеко от дороги;
• если на метро, то поблизости от одной из станций.

3. Парковка. Если человек долго будет искать место для парковки, есть вероятность, что ему просто не хватит терпения. Так можно легко потерять своих участников. Чтобы этого не произошло, выбирайте площадки с удобным городским или частным паркингом. Дополнительным приятным бонусом для участников станет парковка за счет организаторов.

4. Welcome-зона и зона регистрации. Стол с регистрацией участников не должен встречать их у самого входа. В идеале сначала гости попадают в welcome-зону, где их приветливо встречают, забирают верхнюю одежду и приглашают пройти дальше. Следом — просторная зона регистрации и лишь после этого — основной зал.

5. Место для кофе-брейка. Для этой зоны также лучше предусмотреть отдельное помещение. Иначе, готовясь к перерыву на кофе и выставляя закуски, вы рискуете отвлечь внимание участников от самой конференции. Вкусные запахи свежих булочек, кофе и закусок не дадут сосредоточиться на работе. В зоне для кофе-брейка расставьте столы так, чтобы гостям не было тесно. Если вы используете одноразовую посуду, не забудьте о мусорных контейнерах, чтобы пластиковые стаканчики и тарелки не стояли горами на столах.

Кстати. Чтобы не ломать голову, чем накормить гостей в перерыве, пригласите службу кейтеринга. Заранее уточните у менеджера площадки наличие такой возможности.

6. Техническая оснащенность. Наличие колонок, микрофона, большого экрана и проектора — необходимый минимум оборудования для любого бизнес-мероприятия. Оптимально, если его аренда уже входит в стоимость площадки.

7. Место для фотозоны. Обратите внимание, можно ли выделить место для бренд-волла или организации тематической фотозоны. Нельзя устанавливать пресс-вол в узком проходе или рядом со входом. Для этого необходимо удобное пространство, чтобы вся зона попадала в объектив фотографа.

8. Мебель. Вам понадобятся стулья для размещения участников, столы для кофе-брейка и зоны регистрации, а также удобные диваны для отдыха и приятного общения в lounge-зоне. Даже самый лучший докладчик не сможет захватить внимание гостей, если не будет организовано комфортное размещение.

10 пунктов, которые нужно обсудить с менеджером

Бронирование площадки только по фотографиям — грубая ошибка. Чтобы убедиться, что локация подходит для вашего мероприятия, обязательно нужно увидеть ее в реальности. И не только посмотреть, но и пообщаться с менеджером. Вот несколько важных пунктов, которые нужно обсудить с ним заранее.

1. Попросите поэтажный план с подробной схемой всех залов и других помещений. На документе должны быть обозначены все окна, двери, колонны, выемки и перегородки. Все это потребуется, чтобы каждый метр пространства использовать с умом. Лучше, если копию плана вы сможете забрать с собой — это поможет эффективнее продумать зонирование.

2. Проверьте в действии звуковое и световое оборудование, проектор. Никому не хочется, чтобы во время бизнес-мероприятия вдруг возникли технические неполадки. При проверке работы микрофона и колонок вы также сможете оценить акустику помещения и подобрать оптимальное расположение докладчика и слушателей.

3. Посмотрите мебель, которую вам предоставят. Старые диваны или грязные сиденья стульев не прибавят статусности вашему мероприятию. Также рекомендуем уточнить точное количество посадочных мест, чтобы вы смогли с удобством разместить абсолютно всех участников.

4. Узнайте про особенности электрического оснащения. Сколько кВт электричества есть на площадке и как оно разведено, достаточно ли в зале розеток, какой они мощности. В идеале информация об этом должна содержаться в плане помещения.

5. Уточните, как можно завезти ваше оборудование на площадку, есть ли грузовой лифт или отдельный подъезд для грузового транспорта.

6. Если вам потребуется wi-fi, этот пункт также сразу нужно обговорить с менеджером. Заранее получите логин и пароль и оформите эти данные в виде красивой таблички на случай, если гости также захотят подключиться к сети.

7. Узнайте правила прохода на площадку. Если гости будут попадать в зал через общий вход, иногда от них могут потребовать паспорт для оформления пропуска. В некоторых случаях придется заранее составлять пофамильные списки участников.

8. Если площадка подходит под все ваши требования, узнайте, на каких условиях можно забронировать ее на нужную вам дату. Не откладывайте бронирование на потом, иначе другие могут успеть занять это место раньше вас.

9. Спросите, будет ли заключен договор аренды. Это обезопасит вас от непредвиденных сюрпризов со стороны организаторов. В договоре должны быть указаны:

• полные реквизиты каждой из сторон;
• точная дата и часы аренды площадки;
• стоимость аренды и дополнительных услуг (если они есть);
• порядок внесения оплаты;
• список оборудования и мебели, которые будут предоставлены арендатору;
• права и обязанности заказчика и арендодателя;
• штрафы в случае неисполнения условий договора.

Внимательно перечитайте документ. Если какие-то пункты вас не устраивают, ищите компромисс до подписания договора.

10. Попросите контактный телефон администратора, чтобы оперативно решать вопросы, возникающие в ходе подготовки. Также менеджер должен быть всегда на связи и во время проведения мероприятия, чтобы устранять все внезапно возникающие форс-мажоры.

Не стоит стесняться занять время администратора площадки и бояться задавать вопросы, ведь от этого зависит успех вашего мероприятия и имидж компании.

Варианты локаций для бизнес-мероприятий в Москве

Чтобы вам проще было выбирать, мы собрали несколько площадок, которые полностью подходят по всем требованиям для успешной организации бизнес-мероприятия.

Светлый лофт на Китай-городе

Облаченное в современный дизайн пространство с трехсотлетней историей находится в старинном здании, построенном в 1895 году. Площадка встретит участников вашего мероприятия теплом и уютом: в светлом помещении смогут с комфортом разместиться до 70 человек. Лофт был создан специально для тренингов, конференций и воркшопов, поэтому здесь есть все, что нужно для делового или образовательного мероприятия:

• столы и стулья для гостей;
• 4 флипчата;
• высокоскоростной интернет;
• техника для презентаций (колонки, проектор, экран, микрофоны), с настройкой которой поможет хост.

Если с кем-то из приглашенных партнеров или участников встречи вам понадобится провести отдельную деловую беседу, в распоряжении есть дополнительная комната для переговоров. А на оборудованной кухне можно разместить кейтеринг, приглашенный для организации кофе-брейка.

Добраться до локации в центре Москвы удобно как на автомобиле, так и на метро: в 5-7 минутах находятся станции Китай-город, Курская и Чистые пруды. Оставить личный транспорт можно на городской платной парковке неподалеку от лофта.

Пространство в историческом центре Москвы

В этом необычном лофт-пространстве с красно-кирпичными стенами есть все, что нужно для делового мероприятия — тренинга, семинара или мастер-класса. Встречу с участниками можно провести в большом зале, общение с партнерами — в переговорной, а расслабленную беседу с коллегами — в lounge-зоне с удобными диванами. В помещении с кухней и барной стойкой очень удобно организовать кофе-брейк. Кстати, еду и напитки для угощения гостей вы можете принести с собой или пригласить кейтеринг. А если арендовать этот лофт на 4 часа или дольше, в качестве комплимента для вашей компании администратор предложит легкие освежающие лимонады.

Чтобы мероприятие прошло на самом высоком уровне, администраторы предоставят:

• всю необходимую мебель;
• профессиональные колонки;
• проектор;
• ТВ-плазму.

Еще один плюс этой площадки — ее удобное расположение: в шаговой доступности от лофта находятся станции метро «Театральная», «Тверская», «Охотный ряд» и «Пушкинская».

Мансардный лофт с баром

Недалеко от ЦУМа, Большого театра и станций метро находится современный светлый лофт, уютно разместившийся на мансардном этаже. Здесь вы сможете провести мероприятие, рассчитанное на 80 участников. Помещение разделено на несколько пространств, среди которых:

• большой зал для деловых мероприятий, семинаров, тренингов и мастер-классов;
• отдельная комната для переговоров;
• помещение для кофе-брейка;
• lounge-зона для общения в неформальной обстановке.

Гости обязательно оценят стильное и лаконичное оформление пространства, в котором преобладают белые тона. Благодаря большому количеству мансардных окон в помещении всегда много солнца, что делает эту площадку еще более светлой и комфортной.

Менеджеры лофта предоставят техническое оборудование и при необходимости помогут с организацией вашего мероприятия. А при аренде лофта на четыре часа или более угостят вас и ваших гостей фирменными лимонадами.

Лофт-пространство на Китай-городе

В бывшем княжеском дворце неподалеку от Китай-города находится уютный и вместительный лекционный зал для деловых мероприятий. Здесь удобно организовать конференцию, лекцию, тренинг или выставку. В основном зале можно разместить до 300 человек. Два проектора и два экрана позволяют организовать разные типы рассадки. В лофте предусмотрена отдельная зона для регистрации, гардеробная комната для участников, переговорная на 20 человек. Большой зал площадью 550 кв.метров можно разграничить на несколько рабочих зон. Гости смогут оставить машины на городской или частной парковке рядом с лофтом.

Футуристичный лофт на Варшавском шоссе

В лофте для конференций рядом с метро Тульская есть все, что нужно для качественной организации бизнес-мероприятия:

• светлый зал на 200 посадочных мест;
• продуманное зонирование площадки: welcome-зона, гардероб, барная стойка, lounge-зоны;
• вся необходимая мебель: стулья, столы, диваны;
• свет, звук и презентационное оборудование;
• бесплатная парковка рядом с лофтом.

Площадка находится в отдельно стоящем здании с удобным входом.

Мультимедийная площадка в центре Москвы

Хотите провести свое мероприятие в современном и высокотехнологичном пространстве? Тогда выбирайте локацию рядом с метро Сухаревская. 15 FullHD проекторов позволят создать мероприятие нового уровня, а белоснежные стены станут широкоформатным экраном. В большом зале удобно разместятся до 150 человек. Также здесь есть отдельное помещение с барной стойкой, комната для переговоров и удобная lounge-зона для общения. Машины гости смогут оставить на вместительной парковке. Менеджер площадки поможет вам с кейтерингом, брендированием помещений, организацией онлайн-трансляции, фото- и видеосъемки.

Амфитеатр для презентаций и тренингов

Если классические конференц-залы вы считаете скучными и слишком официозными, проведите свое мероприятие в атмосферном амфитеатре на Савеловской. Здесь ваш мастер-класс, презентация или тренинг пройдет в уютной и расслабленной атмосфере. В рабочей зоне можно комфортно разместить до 150 человек. Для организации фотозоны есть отличный зеленый уголок с качелями. Над рабочим пространством находится lounge-зона с мягкими диванами и подвесными креслами. Также здесь удобно организовать и кофе-брейк. Менеджер предоставит вам микрофоны, колонки, проектор и флипчарт, поможет с кейтерингом, фотографом и рекламой вашего мероприятия.

Шатер на открытом воздухе

Еще один нестандартный вариант для проведения бизнес-мероприятий — шатер в Серебряном бору на берегу Москвы-реки. Если ваш семинар, тренинг или конференция проходит в теплое время года, то почему бы не организовать его на свежем воздухе, в окружении зелени и редких растений. Зеленая зона с уникальной пейзажной планировкой находится недалеко от станции метро Полежаевская.

В стоимость аренды площадки входят:

• проектор;
• ТВ-плазма;
• пульт;
• колонки;
• столы, 130 стульев.

Рядом с шатром можно организовать зону для кофе-брейка, установить пресс-волл. Зеленая территория парка — идеальное место для крутых фотографий.

Хотите больше вариантов? Смотрите удобные локации для бизнес-мероприятий в Москве на Bash Today.

И еще один важный совет напоследок: всегда выбирайте площадку под формат вашего мероприятия, а не подстраивайте его под заранее определенную локацию. Только так вы сможете организовать по-настоящему полезную встречу и воплотить все свои идеи.