Организация делового мероприятия - взаимодействие организаторов

50 блогеров с «Яндекс.Дзен» в одном месте? Легко, если их собирает коммуникационное агентство «Пикчер» в небольшом стильном ивент-холле на Савёловской. О радостях и горестях неформально-делового мероприятия с двух организаторских сторон – компании и площадки – читайте далее.

Анна - от команды BashToday- посекретничала с Ксенией (менеджер проектов в «Пикчер») и Ульяной (ивент-менеджером площадки) о том, как создать идеальное мероприятие и достичь «Дзена» во взаимоотношениях организаторов.

Ксения, менеджер проектов "Пикчер"

Расскажите, пожалуйста, что это было за мероприятие? Часто ли такие проходят?

14 июня мы совместно с ребятами из «Яндекс.Дзен» провели мероприятие для наших авторов-блогеров, которых мы когда-то привели на платформу «Дзена» и помогали им пройти весь путь от «начинающих» до мастеров своего дела. Изначально не хотели делать встречу формальной – все же вечером пятницы все хотят отдохнуть от рабочей недели. Но мы были бы не мы, если бы не добавили полезностей – пригласили спикеров, которые дали авторам немного полезной информации о продвижении на платформе.

Вообще, это первый наш опыт проведения подобного мероприятия, но я думаю, что мы справились – судя по отзывам, всем все понравилось!

Долго готовились? Какие самые важные аспекты подготовки были?

Готовились мы где-то на протяжении месяца - нужно было составить список авторов, которых мы хотели увидеть, сделать и разослать приглашения, продумать меню, программу выступлений и прочее, но самым важным аспектом всей подготовки стал поиск идеального помещения.

Какую площадку выбрали? По каким критериям подбирали?

Мы хотели найти помещение, в котором было бы не только удобно слушать спикеров и выступления, но и достаточно уютно для неформальной части. Изначально планировали, что на мероприятии будет около 50 человек, поэтому оно не должно было быть маленьким.

Для нас стало огромным облегчением, что ребята из Bash Today помогли подобрать хорошее место по нашим критериям - мы тут же получили несколько вариантов площадок. Изучив все варианты, остановились на новом необычном пространстве - ивент-холле на Савёловской. У них есть большое пространство на 700 гостей, но мы выбрали то, что поменьше и уютнее - на 60.

Маленький ивент-холл на Савеловской №2927

Сразу же связались с владельцами площадки и начали обсуждать детали – дату, время, какие части помещения будут задействованы (решили, что нам нужен еще и их бар - для легкого фуршета и зоны отдыха), как все будет оформлено, какая аппаратура и помощь нам потребуется. Сначала обговорили все в чате, а потом поехали смотреть площадку лично – остались в восторге и заключили договор.

Для фуршета кейтеринг заказывали? Как рассчитывали количество еды?

Кейтеринг нам предоставила площадка, что оказалось очень удобным – не пришлось выбирать из тысяч вариантов и гадать - вкусно/невкусно. Еда была на высшем уровне!Количество еды по формулам не рассчитывали, но навскидку должно было хватить на 50 человек точно и еще остаться – вдруг гости будут голодными :)

Совпало ли ожидание от мероприятия с реальностью?

Ожидание/реальность мероприятия совпали один в один, потому что мы предварительно посмотрели помещение и уже имели представление, как все пройдет.

Круто, что ребята с площадки нам во всем помогали, выполняли все наши просьбы – начиная с того, что нужно было куда-то убрать вещи (они предоставили нам помещение, куда можно будет скинуть все ненужное), вплоть до каких-то нюансов. Например, когда у нас была официальная часть и все были в зале, где проходили выступления спикеров, у ребят в баре перегорели лампочки и они в экстренном порядке, пока не закончились презентации, своими силами это исправили – никто даже не заметил!

Мероприятие в целом прошло очень круто, все остались довольны – и это немалая заслуга площадки. Там очень уютно и атмосферно – блогеры то и дело фоткались!

Все шло по плану – сначала мы прослушали спикеров, а потом было небольшое «афтерпати», где все могли в крутой обстановке, у бара, пообщаться друг с другом и достойно завершить вечер пятницы.

Что посоветуете тем, кто собирается организовать такое мероприятие?

В первую очередь, когда организуешь мероприятие, нужно представлять, какая у него цель и какую аудиторию вы бы хотели на нем видеть. Как только определитесь – не тяните с выбором площадки, ведь остальные элементы организации во многом зависят от нее.

Кстати, на Bash Today удобно искать пространства – указываете самые важные критерии в фильтрах и можно тут же увидеть подходящие варианты. При выборе отталкивайтесь от вашей программы – на ивенты и презентации стоит рассматривать площадки, где гостям будет комфортно и уютно, а если это исключительно вечеринка, то нужно пространство, где много места, чтобы люди не чувствовали себя скованными.

Мой совет – не забывайте о расположении площадки. Она может быть стильной и крутой, но в 90% случаев, если человеку долго и неудобно добираться на мероприятие – он туда не поедет. Нам в этом плане опять же повезло – пространство находится в классном доступном месте, недалеко от метро Савеловская.

И напоследок – не забудьте оставить гостям память о вашем мероприятии! Позовите фотографа и разошлите всем снимки – в нашем «блогерском» случае это особо важный момент :)

Ульяна, ивент-менеджер площадки

Расскажите немного о пространстве. Как создавалось? В чем концепция?

Наша площадка — это коворкинг, бар и отдельное ивент-пространство, которые находятся под одной крышей на 2700 квадратных метрах в бизнес-парке Фактория. Мы в шутку называем его «бутиковым пространством», потому что концепция была полностью оригинальной и выросла из потребностей нашей команды. Мы вместе сделали Рокетбанк самобытным, в том числе и даже в интерьере. Этот опыт лег в основу пространства.

Эти недавно открывшиеся стильные площадки - новый проект основателей Рокетбанка (прим.ред.)

Главное, что это самое комфортное место работы для людей, которые делают компанию или продукт своей мечты. Мы учли всё, чтобы тут хотелось заниматься именно этим, а не просто тыкать в планшетики и попивать смузи.

Часто ли у вас происходят такие крупные, можно сказать "серьезные" мероприятия? В какую цену обходятся?

Думаю, на данный момент практически все наши мероприятия "серьезные", так как большие проекты и компании - наша основная целевая аудитория. У нас уже были, к примеру: Diageo, The Singleton, Redefine, Greenpeace, Swatch, Monki и другие. Мы открыты к совершенно разным форматам: от бизнес-завтраков и деловых конференций до брендовых вечеринок и внутренних закрытых корпоративов.

Стоимость, безусловно, варьируется в зависимости от многих факторов - какую конкретно площадку арендуют, сколько позиций кейтеринга заказывают:

Аренда маленького ивент-холла (3 часа) и бара (2 часа) на вечер буднего дня обойдется примерно в 65 000р.
Кейтеринг может быть разным - от кофебрейка до полноценного фуршета, но сытно накормить закусками 50 человек - примерно 100 000р.

Как считаете, что нужно площадке для того, чтобы вами интересовались клиенты? Важен ли человеческий фактор, помимо самого пространства?

Прежде всего на площадке должно быть приятно находиться. Если вокруг вас все визуально красиво, персонал приветлив, а менеджеры коммуникабельны и отзывчивы - вы определенно захотите что-то на этой площадке организовать.

Помогали в чем-то в организации мероприятия? Интересно участвовать в подготовке таковых?

Мы сопровождаем все мероприятия от заключения договора до демонтажа, так что да, нам это интересно и мы готовы погружаться в процесс подготовки ровно настолько, насколько от нас это требуется в конкретной ситуации. С мероприятием от «Пикчер» все прошло как нельзя лучше – быстро сошлись с организаторами на общем видении :)

Возникали ли сложности в процессе подготовки? Как преодолевались?

Разве что иногда случаются небольшие сложности с коммуникацией – все мы люди, но если обе стороны настроены на продуктивный диалог - все довольно быстро решается. Хорошо, что мы всегда настроены на него и, как мы с удовольствием заметили – наши соорганизаторы по мероприятию про «Яндекс.Дзен» были с нами в этом солидарны.

Что в ближайшее время планируется на вашей крутой площадке? Ждать чего-то грандиозного?

Пока что у нас было только техническое открытие и знают о нас немногие, большая часть мероприятий на ближайшее время - закрытого типа. Но если будет что-то грандиозное и открытое - вы узнаете об этом первыми!

Итак, как же найти тот самый «Дзен» во взаимодействии организаторов и площадки?

Ответ прост: нужно быть готовым к диалогу, всегда. Зачастую, прислушиваясь лишь к себе, мы упускаем из виду очень важные детали. В чем-то люди вокруг могут быть компетентнее, а какими-то секретами поделиться из банально неудачного опыта – лучше учиться на чужих ошибках!