Речь не о пафосных гала-ужинах, где на шампанское тратится больше, чем собирается на добрые дела, а о честных, прозрачных акциях, где каждый рубль идёт по назначению. Сегодня разберём, как организовать благотворительное мероприятие правильно: от выбора проекта помощи до финансовой отчётности, которая не вызовет вопросов ни у участников, ни у проверяющих органов.
Зачем нужны благотворительные мероприятия
Сбор средств — не единственная цель
Многие думают, что благотворительное мероприятие — это только про деньги. На самом деле у таких акций несколько задач.
Привлечение внимания к проблеме. Иногда информационный эффект важнее финансового. Мероприятие помогает рассказать о проблеме (болезни, экологии, помощи животным), показать реальные истории, вовлечь людей.
Создание сообщества. Вокруг благотворительного проекта формируется круг неравнодушных людей. Они не только жертвуют, но и становятся волонтёрами, амбассадорами, рассказывают другим.
Репутация и ценности компании. Для бизнеса благотворительность — способ показать социальную ответственность. Но важно, чтобы это было искренне, а не для галочки.
Объединение команды. Корпоративная благотворительность сплачивает коллектив. Совместная помощь создаёт эмоциональную связь сильнее любого тимбилдинга.
Виды благотворительности
Денежные пожертвования. Классический вариант: продажа билетов, аукцион, сбор донатов. Деньги идут в фонд или напрямую нуждающимся.
Материальная помощь. Сбор вещей (одежда, игрушки, книги), продуктов, медикаментов. Подходит для помощи приютам, детским домам, пожилым.
Волонтёрство. Мероприятие организуется руками добровольцев. Например, субботник, ремонт детского дома, помощь в приюте животных.
Донорство. Акции по сдаче крови, регистрация в базе доноров костного мозга.
Информационная поддержка. Просветительские лекции, выставки, показы фильмов о социальных проблемах.
Форматы благотворительных мероприятий
Благотворительный аукцион
Гости покупают лоты, вырученные средства идут на помощь.
Как организовать:
- Соберите лоты от спонсоров (картины, украшения, впечатления, встречи со звёздами)
- Пригласите аукциониста (или найдите харизматичного ведущего)
- Начальная цена — условная, цель — разогреть ставки
- Создайте эмоцию (расскажите историю о том, кому помогут деньги)
Лоты, которые хорошо продаются:
- Личные встречи (обед с известным человеком)
- Уникальные впечатления (полёт на вертолёте, мастер-класс от шефа)
- Произведения искусства (картины, скульптуры)
- Ювелирные изделия
- Путешествия (пакетные туры, отели)
Благотворительный концерт или спектакль
Билеты продаются, выручка идёт на помощь.
Как организовать:
- Найдите артистов, готовых выступить бесплатно (или за символическую плату)
- Арендуйте зал (театр, концертная площадка)
- Продавайте билеты (офлайн и онлайн)
- Во время концерта — сбор дополнительных пожертвований (корзины, QR-коды)
Преимущества:
- Массовость (обычно собирают 100-500 человек, чтобы сбор "пошел")
- Эмоциональное воздействие (музыка, искусство)
- Широкая аудитория (не только богатые, но и обычные люди)
Благотворительная ярмарка
Продажа товаров ручной работы, выпечки, изделий подопечных фондов.
Как организовать:
- Пригласите мастеров, готовых продавать свои изделия (% от продаж — на благотворительность)
- Арендуйте площадку (парк, лофт, торговый центр)
- Организуйте развлечения (мастер-классы, выступления, игры для детей)
- Продавайте товары, принимайте донаты
Что продавать:
- Изделия ручной работы (украшения, игрушки, посуда)
- Выпечка и сладости
- Картины, открытки
- Товары от подопечных фондов (например, поделки детей из детских домов)
Благотворительный забег или спортивное мероприятие
Участники платят стартовый взнос, который идёт на помощь.
Как организовать:
- Выберите дистанцию (5 км, 10 км, полумарафон)
- Согласуйте маршрут с властями
- Организуйте регистрацию (онлайн-платформы)
- Обеспечьте безопасность (медики, волонтёры)
- Выдайте участникам номера, медали
Дополнительные активности:
- Детский забег (500 метров)
- Зарядка перед стартом
- Фотозоны
- Фуршет после забега
Благотворительный ужин или гала-вечер
Премиум-формат для состоятельной аудитории.
Как организовать:
- Выберите статусное место (ресторан, усадьба, отель)
- Пригласите известных гостей (селебрити, бизнесмены)
- Организуйте программу (выступления, аукцион, показ мод)
- Продавайте дорогие билеты (от 10000 рублей)
Программа:
- Welcome-фуршет
- Торжественная часть (речи, видео о проекте)
- Ужин
- Аукцион или лотерея
- Развлекательная часть (концерт, шоу)
Волонтёрские акции
Мероприятия без сбора денег, где люди помогают напрямую.
Варианты:
- Субботник (уборка территории детского дома, приюта)
- Ремонт помещений (покраска, благоустройство)
- Мастер-классы для детей (рисование, музыка, спорт)
- Помощь в приюте животных (выгул, уборка, социализация)
- Донорство крови
Стоимость: Минимальная (инструменты, материалы, питание волонтёров) Ценность: Прямая помощь, живое общение, эмоциональная связь
Как организовать благотворительное мероприятие: пошаговый план
Шаг 1: Определите цель и формат (за 2-3 месяца)
Ответьте на вопросы:
- На что собираем? (конкретная цель, сумма)
- Для кого? (целевая аудитория)
- Какой формат? (аукцион, концерт, забег)
- Сколько участников?
- Какой бюджет на организацию?
Шаг 2: Создайте команду (за 2 месяца)
Роли:
- Организатор/координатор: Главный, следит за всем процессом
- Финансовый менеджер: Ведёт бюджет, собирает чеки, делает отчёт
- PR-менеджер: Продвижение, соцсети, СМИ
- Логист: Площадка, техника, доставка
- Волонтёры: Помощь в день мероприятия
Совет: Привлекайте волонтёров через соцсети, университеты, локальные сообщества.
Шаг 3: Найдите спонсоров и партнёров (за 1,5-2 месяца)
Кто может помочь:
- Бизнесы: Оплата аренды, кейтеринга, полиграфии
- Площадки: Бесплатная или льготная аренда
- СМИ: Информационная поддержка
- Артисты: Бесплатные выступления
Как просить:
- Подготовьте презентацию проекта (цель, формат, аудитория)
- Покажите, что даст спонсору (логотип на баннерах, упоминание в соцсетях)
- Будьте честны: «Мы собираем на..., нужна помощь с...»
Шаг 4: Выберите и забронируйте площадку (за 1,5 месяца)
Критерии:
- Вместимость (с запасом)
- Удобная локация (метро, парковка)
- Техническое оснащение
- Готовность помочь благотворительности (скидка или бесплатно)
На что обратить внимание:
- Договор аренды (прописать цель — благотворительность)
- Возможность отмены (форс-мажор)
- Что входит в стоимость (техника, мебель, уборка)
Шаг 5: Продвижение (за 1-1,5 месяца)
Каналы:
- Соцсети: Создайте событие, публикуйте посты, stories
- СМИ: Пресс-релизы в локальные издания
- Партнёры: Попросите анонсировать у себя
- Email-рассылки: По своей базе и партнёрским
- Афиши: В кафе, коворкингах, библиотеках
- Таргетированная реклама: Facebook*, Instagram* (*продукты Meta, признанной экстремистской организацией в РФ), ВКонтакте
Сообщение:
- Эмоциональная история (кому помогаем, почему важно)
- Конкретная цель (сумма, на что)
- Призыв к действию (купить билет, прийти, поделиться)
- Прозрачность (как будут использованы деньги)
Шаг 6: Финансовая подготовка (за 1 месяц)
Откройте специальный счёт:
- Отдельная карта для благотворительных средств
- Все поступления и расходы — через неё
- Это упростит отчётность
Подготовьте способы приёма платежей:
- Онлайн (QR-коды, ссылки на оплату)
- Терминалы (на мероприятии)
- Наличные (корзины, ящики с замком)
Важно: Выдавайте чеки/квитанции за пожертвования (по запросу). Старайтесь избегать схем с подпиской на регулярные платежи или акцентируйте внимание жертвователей на том, чтобы они сознательно соглашались с такой опцией (или отказывались от нее)
Шаг 7: Логистика (за 2 недели)
Checklist:
- ☐ Договор с площадкой подписан
- ☐ Техника заказана (микрофоны, проектор, звук)
- ☐ Кейтеринг согласован (если есть)
- ☐ Полиграфия готова (баннеры, программки, билеты)
- ☐ Волонтёры проинструктированы
- ☐ Программа утверждена
- ☐ Запасной план (если плохая погода, мало гостей)
Шаг 8: Проведение мероприятия (в день события)
За 3 часа до начала:
- Приезжайте на площадку
- Расставьте мебель, баннеры, столы
- Проверьте технику
- Проведите brief с командой
За 1 час:
- Проверка: всё ли на местах
- Волонтёры на позициях
- Терминалы для приёма платежей работают
Во время:
- Встречайте гостей, создавайте атмосферу
- Рассказывайте о проекте (эмоционально, честно)
- Собирайте пожертвования (не навязчиво, но активно)
- Благодарите каждого участника
После:
- Уборка площадки
- Подсчёт средств (при свидетелях)
- Благодарность волонтёрам
Шаг 9: Отчётность (в течение недели после)
Финансовый отчёт:
- Сколько собрали (по источникам: билеты, донаты, аукцион)
- Сколько потратили на организацию (с чеками)
- Чистая сумма, переданная на благотворительность
- Публикуйте в соцсетях, рассылке
Информационный отчёт:
- Фотографии с мероприятия
- Благодарности участникам, спонсорам
- История: что удалось сделать благодаря собранным средствам
Подтверждение передачи:
- Скриншот/квитанция о переводе в фонд
- Благодарственное письмо от фонда
- Фотоотчёт (если материальная помощь — фото доставки)
Как забронировать площадку для благотворительности на Bash Today
На маркетплейсе пространств для мероприятий Bash Today вы можете найти большой выбор площадок (по расположению, размеру, стилистической направленности) для проведения благотворительного мероприятия.
Особенности бронирования
Укажите цель: При обращении к владельцу площадки сразу сообщите, что мероприятие благотворительное. Многие готовы предоставить скидку или особые условия.
Подготовьте информацию:
- Цель благотворительности (кому помогаете)
- Формат мероприятия
- Количество гостей
- Нужна ли техника, кейтеринг
- Просьба о скидке (если бюджет ограничен)
Процесс бронирования
Шаг 1: Поиск площадки
Зайдите на Bash Today и используйте фильтры:
- Тип площадки: В зависимости от формата (Лофт, Кафе, Конференц-зал, Открытое пространство)
- Вместимость: Под ваше количество участников
- Все фильтры: Можно выбрать площадь площадки и прочие "тонкие" параметры
Шаг 2: Свяжитесь с владельцем
Шаг 3: Обсудите детали
Важные вопросы:
- Какая стоимость аренды? Возможна ли скидка?
- Что входит в стоимость? (техника, мебель, уборка)
- Можно ли установить ящики для пожертвований?
- Разрешено ли размещение баннеров с информацией о проекте?
- Можно ли организовать фото/видеосъёмку?
Шаг 4: Оформите бронь
На Bash Today:
- Прямой контакт с владельцем
- Без комиссии (платите только за аренду). За счет бонусной системы Bash Today стоимость аренды будет минимальна из всех вариантов бронирования этой же площадки
- Договор с указанием цели (благотворительность)
- Гарантия возврата, если площадка не соответствует описанию
Преимущества:
- Честные цены без наценок
- Возможность договориться о скидке напрямую
- Отзывы других организаторов
Типичные ошибки и как их избежать
Ошибка 1: Расходы на организацию превышают сборы
Что не так: Организовали шикарный гала-вечер, потратили на организацию больше, чем собрали. На благотворительность не осталось ничего.
Как правильно:
- Планируйте бюджет заранее (организация не должна съедать больше 30-40% сборов)
- Ищите спонсоров, готовых оплатить расходы на организацию полностью отдельно от сбора средств (это — наиболее грамотный вариант организации благотворительного мероприятия)
- Выбирайте площадки с льготами для благотворительности
- Привлекайте волонтёров вместо платных специалистов
Ошибка 2: Нет чёткой цели
Что не так: «Собираем на помощь детям» — слишком абстрактно. Люди не понимают, куда конкретно идут деньги.
Как правильно:
- Конкретная задача: «Оплата операции для Маши Ивановой, 7 лет»
- Точная сумма: «Нужно 450 тыс. рублей»
- История: «Маша родилась с пороком сердца, ей нужна срочная операция»
- Результат: «После операции Маша сможет жить полноценной жизнью»
Эмоции + конкретика = доверие и желание помочь
Ошибка 3: Нет отчётности
Что не так: Собрали деньги, перевели в фонд — и тишина. Участники не знают, что получилось.
Как правильно:
- Отчёт в течение недели после мероприятия
- Финансовая часть (цифры, чеки)
- Эмоциональная часть (фото, истории)
- Результат: что удалось сделать
Отчётность = доверие = желание участвовать снова
Ошибка 4: Плохое продвижение
Что не так: Организовали классное мероприятие, но никто не пришёл, потому что не узнали о нём.
Как правильно:
- Начинайте продвижение за 1-1,5 месяца
- Используйте все каналы (соцсети, email, партнёры, СМИ)
- Эмоциональная история (не просто «приходите», а «помогите Маше»)
- Регулярные напоминания (раз в неделю)
Ошибка 5: Забыли поблагодарить
Что не так: Участники помогли, а организаторы не поблагодарили. Чувство недооценённости.
Как правильно:
- Благодарите сразу (в конце мероприятия)
- Персональные благодарности (email, сообщения)
- Публичное признание (пост в соцсетях)
- Пригласите на следующее мероприятие
Благодарность = лояльность = постоянные участники
Идеи необычных благотворительных мероприятий
Благотворительный квиз
Интеллектуальная игра, где команды платят взнос за участие.
Формат:
- 6-10 команд по 4-6 человек
- Раунды вопросов (музыка, кино, наука, история)
- Взнос: 3000-5000 рублей с команды
- Призы победителям (символические)
Благотворительный поход
Группа идёт в поход, каждый участник — донат.
Формат:
- Однодневный поход (15-20 км)
- Взнос: 1000-1500 рублей
- Пикник в конце (каждый приносит еду)
- Рассказ о проекте помощи
Благотворительный мастер-класс
Известный специалист ведёт мастер-класс, выручка — на благотворительность.
Варианты:
- Кулинарный мастер-класс от шефа
- Фотография от известного фотографа
- Танцы от хореографа
- Бизнес-лекция от предпринимателя
Формат:
- 15-30 участников
- Билет: 3000-5000 рублей
- Мастер работает бесплатно
Благотворительный онлайн-марафон
Стримы, вебинары, концерты онлайн с приёмом донатов.
Формат:
- Трансляция на YouTube, Twitch
- Несколько спикеров/артистов
- Прием донатов через платформы
- Длительность: 4-6 часов
Преимущество: Масштаб (тысячи зрителей), нет расходов на площадку.
Благотворительный календарь или книга
Создание и продажа календаря/книги, выручка — на помощь.
Формат:
- Календарь с фотографиями подопечных приюта
- Книга историй благополучателей
- Печать тиража (500-1000 штук)
- Продажа (офлайн и онлайн)
Как вовлечь участников и создать сообщество
До мероприятия
Создайте закрытую группу/чат:
- Приглашайте участников после покупки билета
- Делитесь закулисьем подготовки
- Рассказывайте истории тех, кому помогаете
- Отвечайте на вопросы
Предложите волонтёрство: Не все могут пожертвовать деньги, но могут помочь делом:
- Помощь в организации
- Распространение информации
- Создание контента (фото, видео)
Во время мероприятия
Создайте эмоциональную связь:
- Покажите видео о проекте (реальные истории)
- Пригласите благополучателя (если возможно)
- Дайте возможность задать вопросы
- Покажите, как конкретно помогут деньги
Сделайте участие лёгким:
- QR-коды для донатов везде (баннеры, столы, экраны)
- Волонтёры с терминалами ходят по залу
- Объявляйте промежуточные результаты («Мы уже собрали 150000!»)
После мероприятия
Не теряйте связь:
- Регулярные обновления в чате (как используются деньги)
- Приглашения на следующие акции
- Истории благополучателей («Маша выздоровела!»)
- Благодарности за каждый шаг
Создайте клуб друзей проекта:
- Регулярные встречи (раз в квартал)
- Волонтёрские выезды
- Закрытые мероприятия для постоянных участников
Создайте благотворительное мероприятие, которое меняет мир
Благотворительность — это не про то, сколько денег вы можете пожертвовать лично. Это про то, как вы можете объединить людей вокруг доброго дела. Даже небольшая акция, собравшая 50 тыс. рублей, может спасти жизнь, накормить десятки животных или дать надежду тем, кто в ней отчаянно нуждается.
Главное — честность, прозрачность и искренность. Люди чувствуют, когда организаторы действительно хотят помочь, а не просто поставить галочку «сделал добро». Рассказывайте реальные истории, показывайте отчёты, благодарите каждого участника. И тогда ваше мероприятие станет не разовой акцией, а началом большого сообщества неравнодушных людей.
Найдите площадку для благотворительного мероприятия на Bash Today — многие владельцы готовы предоставить скидки для таких социально ответственных проектов, как благотворительный вечер. Организуйте акцию, где каждый рубль идёт на реальную помощь, а каждый участник чувствует, что меняет мир к лучшему.
